Ειδοποίηση απορρήτου υποψηφίων

Ειδοποίηση Απορρήτου Υποψηφίων

Η παρούσα Ειδοποίηση Απορρήτου απευθύνεται στα φυσικά πρόσωπα που αναζητούν μία θέση εργασίας στην Ambience Services  και έχουν εκδηλώσει αντίστοιχο ενδιαφέρον με την αποστολή αίτησης ή/και την υποβολή του βιογραφικού τους και τυχόν άλλων πληροφοριών ή συνοδευτικών εγγράφων.

Α. Κατηγορίες προσωπικών δεδομένων που επεξεργάζεται η  Ambience Services

Η Ambience Services σας ενημερώνει ότι επεξεργάζεται τα προσωπικά δεδομένα που περιέχονται στην αίτησή σας για εργασία και εν γένει κάθε πληροφορία που παρέχετε κατά τη διαδικασία αξιολόγησής σας προς πρόσληψη. Στα ως άνω περιλαμβάνονται πληροφορίες που παρέχονται μέσω ηλεκτρονικών πλατφορμών που λειτουργούν στο διαδίκτυο, όπου υποβάλετε το αίτημα πρόσληψής σας, μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αυτοπροσώπως σε συνεντεύξεις ή/και με οποιαδήποτε άλλο τρόπο.

Ενδεικτικά, η Ambience Services επεξεργάζεται τις κάτωθι κατηγορίες προσωπικών σας δεδομένων:

  • Δεδομένα ταυτοποίησής σας: ονοματεπώνυμο, πατρώνυμο, ημερομηνία και τόπος γέννησης, φύλο, φωτογραφία, δεδομένα οικογενειακής κατάστασης κλπ.
  • Δεδομένα επικοινωνίας σας: ταχυδρομική και ηλεκτρονική διεύθυνση, σταθερό και κινητό τηλέφωνο κ.λπ.
  • Δεδομένα που σχετίζονται με την εκπαίδευση και τις δεξιότητές σας: επίπεδο και τίτλοι σπουδών, ίδρυμα εκπαίδευσης, σεμινάρια, επαγγελματικές πιστοποιήσεις, συμμετοχή σε εκπαιδευτικά προγράμματα κλπ.
  • Δεδομένα που σχετίζονται με την εργασιακή σας εμπειρία: πληροφορίες σχετικά με την προϋπηρεσία σας, συστατικές επιστολές κλπ.
  • Λοιπά δεδομένα που ενδέχεται να απαιτούνται για την πρόσληψή σας στην Ambience Services συμπεριλαμβανομένων τυχόν ειδικών κατηγοριών προσωπικών δεδομένων (π.χ. δεδομένα υγείας) ή/και δεδομένων που αφορούν σε ποινικές καταδίκες και αδικήματα που θα συλλεχθούν από εσάς στο πλαίσιο αξιολόγησης της καταλληλότητάς σας για την κάλυψη συγκεκριμένης θέσης εργασίας και δεδομένα που αφορούν στην εκπλήρωση ή μη των στρατιωτικών σας υποχρεώσεων.
  • Λοιπές πληροφορίες που περιλαμβάνονται στις αιτήσεις ενδιαφέροντος σας για θέση εργασίας στην Ambience Services καθώς και πληροφορίες που συλλέγονται στο πλαίσιο διαδικασιών για την τοποθέτησή σας: δεδομένα που σχετίζονται με τυχόν ύπαρξη συγγένειας με εργαζόμενους της Ambience Services καθώς και δεδομένα που αφορούν τυχόν άλλη επαγγελματική απασχόλησή που διατηρείτε ή σκοπεύετε να διατηρήσετε.  
  • Πληροφορίες που παρέχετε στην Ambience Services κατά την τηλεφωνική ή ηλεκτρονική επικοινωνία μαζί μας.
  • Δεδομένα που προκύπτουν από την περιήγησή σας στην ηλεκτρονική πλατφόρμα μέσω της οποίας υποβάλλετε την αίτηση ενδιαφέροντος σας για απασχόληση στην Ambience Services, συμπεριλαμβανομένων, μεταξύ άλλων, της ιστοσελίδας της Ambience Services.

Β. Πηγές από τις οποίες συλλέγει η Ambience Services τα προσωπικά σας δεδομένα

Η Ambience Services συλλέγει τα ως άνω δεδομένα σας από τις ακόλουθες πηγές:

  • Απευθείας από εσάς.
  • Από ειδικά εξουσιοδοτημένα από εσάς πρόσωπα (φυσικά ή νομικά), συμπεριλαμβανομένων τρίτων εταιριών ευρέσεως εργασίας που ενεργούν κατ’ εντολή σας.
  • Από προηγούμενους εργοδότες σας, σύμφωνα με τις συστάσεις που μας έχετε παράσχει.
  • Η τεχνολογία της Workable μάς δίνει τη δυνατότητα να συνδέσουμε τα δεδομένα που μας παρέχετε με άλλες δημόσιες πληροφορίες για εσάς που έχετε δημοσιεύσει στο διαδίκτυο – συμπεριλαμβανομένου του LinkedIn και άλλων προφίλ μέσων κοινωνικής δικτύωσης.
  • Η τεχνολογία της Workable μας επιτρέπει να ψάχνουμε σε διάφορες δημόσιες βάσεις δεδομένων – μερικές είναι δημόσιες και μερικές δεν είναι, οι οποίες μπορεί να περιλαμβάνουν τα προσωπικά σας δεδομένα (συμπεριλαμβανομένου του βιογραφικού σας), για να βρούμε πιθανούς υποψηφίους για να καλύψουμε τις διαθέσιμες θέσεις εργασίας μας. Σε περίπτωση που σας βρούμε με αυτό τον τρόπο, θα λάβουμε τα προσωπικά σας δεδομένα από αυτές τις πηγές. Μπορεί να λάβουμε τα προσωπικά σας δεδομένα από τρίτο μέρος, το οποίο σας συστήνει ως υποψήφιο για συγκεκριμένη θέση εργασίας ή για την επιχείρησή μας γενικότερα.

Επισημαίνουμε πως σε περίπτωση που μας γνωστοποιείτε προσωπικά δεδομένα τρίτων προσώπων, συμπεριλαμβανομένων πρώην εργοδοτών, συνεργατών κλπ. θα πρέπει να έχετε ενημερώσει τα πρόσωπα αυτά για την διαβίβαση των προσωπικών τους δεδομένων και για την επεξεργασία τους από την Ambience Services με παραπομπή τους στην παρούσα Ειδοποίηση Απορρήτου της Ambience Services, και να έχετε εξασφαλίσει την τυχόν απαιτούμενη συγκατάθεσή τους.

Γ. Νομική βάση

Η Ambience Services επεξεργάζεται τα προσωπικά σας δεδομένα για τους σκοπούς αξιολόγησης της αίτησής σας πριν από τη σύναψη σύμβασης απασχόλησης, για τη συμμόρφωσή της με έννομες υποχρεώσεις της, για σκοπούς υπέρτερων εννόμων συμφερόντων της ή τρίτου, υπό τον όρο ότι τα εν λόγω συμφέροντα δεν θίγουν το συμφέρον ή τα θεμελιώδη δικαιώματα και τις ελευθερίες σας, καθώς και σε περίπτωση συγκατάθεσής σας. Σημειώνεται, πως η Ambience Services, κατ’ αρχήν, δεν στηρίζεται ούτε βασίζεται στην συγκατάθεσή σας για την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων, εκτός εάν αυτό προβλέπεται ειδικά στην οικεία νομοθεσία ή απαιτείται από τις περιστάσεις και τη φύση συγκεκριμένης δραστηριότητας επεξεργασίας. Συγκεκριμένα η Ambience Services επεξεργάζεται τα προσωπικά σας δεδομένα για:

  • Την αξιολόγηση της καταλληλόλητάς σας σχετικά με τη θέση εργασίας, για την οποία έχετε υποβάλει αίτηση.
  • Να επικοινωνήσει μαζί σας στο πλαίσιο της διαδικασίας αξιολόγησής σας προς πρόσληψη.
  • Τη βελτίωση των υπηρεσιών εξεύρεσης και αξιολόγησης υποψηφίων προς πρόσληψη στην Ambience Services.
  • Τη συμμόρφωση με τυχόν υποχρεώσεις που επιβάλλονται από το εκάστοτε ισχύον νομικό, κανονιστικό και εποπτικό πλαίσιο καθώς και τις αποφάσεις αρχών (δημόσιων, εποπτικών, εισαγγελικών κ.λπ.) ή δικαστηρίων.
  • Την αποτροπή και τον εντοπισμό απάτης, ή κάθε άλλης παράνομης πράξης σε βάρος της Ambience Services.
  • Για να λάβουμε υπόψη την αίτησή σας για άλλες θέσεις.
  • Την άσκηση των εννόμων δικαιωμάτων της Ambience Services ενώπιον δικαστηρίου ή άλλης αρχής.
  • Απόκριση σε αιτήματα τυχόν μελλοντικών εργοδοτών για παροχή συστάσεων.
  • Για να βοηθήσουμε τους παρόχους υπηρεσιών μας (όπως την Workable, τους εκτελούντες την επεξεργασία δεδομένων) και τους συνεργάτες μας (όπως τους ιστότοπους θέσεων εργασίας, μέσω των οποίων έχετε υποβάλει αίτηση) να βελτιώσουν τις υπηρεσίες τους.

Σημειώνεται πως εφόσον έχει ζητηθεί και ληφθεί η συγκατάθεσή σας, η επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων βασίζεται στη συγκατάθεση αυτή. Στις περιπτώσεις αυτές έχετε το δικαίωμα να ανακαλέσετε τη συγκατάθεσή σας ανά πάσα στιγμή, χωρίς, ωστόσο, να θίγεται η νομιμότητα της επεξεργασίας που βασίστηκε στη συγκατάθεσή σας πριν την ανάκληση αυτής.

Επισημαίνεται πως η Ambience Services δεν προβαίνει σε λήψη αποφάσεων που βασίζονται αποκλειστικά σε αυτοματοποιημένες διαδικασίες επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων.

Δ. Ποιοι είναι οι αποδέκτες των προσωπικών σας δεδομένων

Στο πλαίσιο της επεξεργασίας των προσωπικών σας δεδομένων, η Ambience Services δύναται να τα διαβιβάζει στους κάτωθι αποδέκτες:

  • στη Διοίκηση, τα αρμόδια τμήματα της Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού της Ambience Services,
  • για τα στοιχεία που δικαιούται ή υποχρεούται η Ambience Services να ανακοινώνει βάσει νόμου, δικαστικής ή κανονιστικής  απόφασης καθώς και για τα στοιχεία η ανακοίνωση των οποίων είναι απολύτως αναγκαία για την ικανοποίηση έννομου συμφέροντος της Ambience Services στις δημόσιες, εποπτικές, ελεγκτικές, ανεξάρτητες, δικαστικές, εισαγγελικές, δημόσιες ή/και λοιπές αρχές ή φορείς στο πλαίσιο των νόμιμων αρμοδιοτήτων, καθηκόντων και εξουσιών τους,
  • σε (φυσικά ή νομικά) πρόσωπα στα οποία η  Ambience Services αναθέτει την εκτέλεση συγκεκριμένων εργασιών για λογαριασμό της και οι οποίοι ενεργούν ως εκτελούντες την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων των παρόχων ηλεκτρονικών πλατφορμών και των τυχόν υπεργολάβων τους, αλλά και λοιπών παρόχων προϊόντων ή/και υπηρεσιών πληροφορικής ή/και υποστήριξης πάσης φύσεως πληροφοριακών και ηλεκτρονικών συστημάτων και δικτύων, περιλαμβανομένων των επιγραμμικών συστημάτων και πλατφορμών, εταιρειών αποθήκευσης, αρχειοθέτησης, διαχείρισης και καταστροφής αρχείων και δεδομένων, φορέων παροχής συμβουλευτικών υπηρεσιών.
  • Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, θα μεταβιβάσουμε τα στοιχεία σας στους τρίτους παρόχους υπηρεσιών μας, συμπεριλαμβανομένης της Workable, οι οποίοι θα τα χρησιμοποιήσουν μόνο σύμφωνα με τις οδηγίες μας και όπως απαιτείται από το νόμο.
  • Όπου έχετε υποβάλει αίτηση για μια θέση εργασίας μέσω άλλου παρόχου υπηρεσιών, ενδέχεται να γνωστοποιήσουμε σε αυτόν τον πάροχο υπηρεσιών δεδομένα παρόμοια με τα Δεδομένα διάθεσης που ορίζονται παραπάνω. Ο πάροχος υπηρεσιών θα είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας των δεδομένων αυτών και ως εκ τούτου θα είναι υπεύθυνος για τη συμμόρφωση με όλους τους ισχύοντες νόμους όσον αφορά τη χρήση αυτών των δεδομένων μετά τη μεταβίβασή τους από Εμάς.

Ε. Διαβίβαση των προσωπικών σας δεδομένων εκτός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου

Η Ambience Services δεν διαβιβάζει απευθείας τα προσωπικά σας δεδομένα σε τρίτες χώρες ή διεθνείς οργανισμούς, εκτός εάν η διαβίβαση αυτή επιβάλλεται από το ισχύον κανονιστικό ή νομοθετικό πλαίσιο. Εφόσον συντρέχει περίπτωση, η Ambience Services, δύναται να διαβιβάζει τα προσωπικά σας δεδομένα σε τρίτες χώρες, υπό την προϋπόθεση ότι:

  • διασφαλίζεται επαρκές επίπεδο προστασίας, σύμφωνα με την Ευρωπαϊκή Επιτροπή, από την τρίτη χώρα, από έδαφος ή από έναν ή περισσότερους συγκεκριμένους τομείς στην εν λόγω τρίτη χώρα, ή
  • έχουν παρασχεθεί κατάλληλες εγγυήσεις για την επεξεργασία τους από τον αποδέκτη, με βάση τον νόμο.

Εάν καμία από τις ανωτέρω προϋποθέσεις δεν ισχύει, η διαβίβαση μπορεί να γίνει εφόσον:

  • έχετε παράσχει στην Ambience Services την προς τούτο ρητή συγκατάθεσή σας, ή
  • η διαβίβαση απαιτείται για την εκτέλεση σύμβασής σας με την Ambience Services, όπως για την εκτέλεση εντολών σας, ή
  • η διαβίβαση είναι απαραίτητη για τη θεμελίωση ή άσκηση νομικών αξιώσεων ή την υπεράσπιση δικαιωμάτων της Ambience Services, ή
  • υπάρχει σχετική υποχρέωση της Ambience Services από διάταξη νόμου ή διακρατική σύμβαση. Για την εκπλήρωση της υποχρέωσης αυτής, η Ambience Services ενδέχεται να προβεί στη διαβίβαση των προσωπικών σας δεδομένων σε αρμόδιες εθνικές αρχές προκειμένου να προωθηθούν μέσω αυτών στις αντίστοιχες αρχές τρίτων χωρών.

ΣΤ. Για πόσο χρονικό διάστημα τηρεί η Ambience Services τα δεδομένα σας

H Ambience Services τηρεί τα προσωπικά σας δεδομένα καθ’ όλο το χρονικό διάστημα που απαιτείται για την επεξεργασία της αίτησής σας και την κάλυψη της σχετικής θέσης εργασίας. Τα δεδομένα σας θα τηρούνται για χρονικό διάστημα έως δώδεκα (12) μηνών από την παραλαβή της αίτησης. Σε περίπτωση πρόσληψής σας τα προσωπικά σας δεδομένα θα τηρούνται σύμφωνα με το οριζόμενα στην Πολιτική Απορρήτου της  Ambience Services για την επεξεργασία των προσωπικών τους δεδομένων σύμφωνα με τον Κανονισμό (ΕΕ) 2016/ 679, το ν. 4624/2019 και τις διατάξεις της σχετικής κείμενης ελληνικής και ευρωπαϊκής νομοθεσίας» που είναι διαρκώς αναρτημένο στον εσωτερικό δίκτυο  της Ambience Services. Ειδικά σε περίπτωση που προβλέπεται μικρότερος ή μεγαλύτερος χρόνος τήρησης των δεδομένων σας από το νόμο ή κανονιστικές πράξεις, ο ανωτέρω χρόνος τήρησης των δεδομένων θα μειώνεται ή θα αυξάνεται ανάλογα. Ωστόσο, εάν μέχρι την πάροδο του χρόνου αυτού βρίσκονται σε εξέλιξη δικαστικές ενέργειες με την Ambience Services που σας αφορούν άμεσα ή έμμεσα, ο κατά τα ανωτέρω χρόνος τήρησης παρατείνεται μέχρι την έκδοση αμετάκλητης δικαστικής απόφασης. Σε περίπτωση παρόδου του εν λόγω χρονικού διαστήματος τα δεδομένα σας θα διαγράφονται με ασφάλεια.

Ζ. Ποια είναι τα δικαιώματά σας και πως μπορείτε να τα ασκήσετε

Σύμφωνα με τις προβλέψεις του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων, έχετε τα ακόλουθα δικαιώματα:

  • Δικαίωμα πρόσβασης στα προσωπικά σας δεδομένα, τα οποία τηρούμε και επεξεργαζόμαστε, καθώς και σε πληροφορίες που αφορούν στην επεξεργασία τους (προέλευση δεδομένων, σκοποί επεξεργασίας αυτών, κατηγορίες αποδεκτών, χρόνος τήρησης δεδομένων).
    • Δικαίωμα διόρθωσης των προσωπικών σας δεδομένων, σε περίπτωση ύπαρξης τυχόν ανακριβών στοιχείων ή σε περίπτωση ανάγκης συμπλήρωσης ελλιπών δεδομένων.
    • Δικαίωμα εναντίωσης για λόγους που αφορούν στην ιδιαίτερη κατάστασή σας, στην περίπτωση που η επεξεργασία είναι απαραίτητη για τους σκοπούς των έννομων συμφερόντων που επιδιώκει η Ambience Services ή τρίτου.
    • Δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας των προσωπικών σας δεδομένων εφόσον αμφισβητείτε την ακρίβεια αυτών, ή η επεξεργασία είναι παράνομη, ή η Ambience Services δεν χρειάζεται τα προσωπικά σας δεδομένα για τους σκοπούς επεξεργασίας, ή έχετε ασκήσει δικαίωμα εναντίωσης και εκκρεμεί η εκτίμηση του κατά πόσο οι νόμιμοι λόγοι της Ambience Services υπερισχύουν έναντι των δικαιωμάτων σας.
    • Δικαίωμα διαγραφής των προσωπικών σας δεδομένων από τα αρχεία που τηρούμε.
    • Δικαίωμα στη φορητότητα των προσωπικών σας δεδομένων σε οποιονδήποτε άλλο υπεύθυνο επεξεργασίας, υπό την προϋπόθεση ότι η επεξεργασία βασίζεται στη συγκατάθεσή σας ή σε σύμβαση και διενεργείται με αυτοματοποιημένα μέσα.

Παρακαλούμε όπως σημειώσετε τα ακόλουθα σε σχέση με τα ανωτέρω δικαιώματά σας:

i) Τα ως άνω δικαιώματά σας ενδέχεται να μην ικανοποιηθούν, μερικά ή ολικά, εφόσον η επεξεργασία ή η τήρηση των δεδομένων σας είναι απαραίτητη για τη θεμελίωση, άσκηση ή υποστήριξη δικαιωμάτων της Ambience Services ή για την εκπλήρωση υποχρεώσεων της Ambience Services. ii) H άσκηση του δικαιώματος στη φορητότητα (παραπάνω υπό στ) δεν συνεπάγεται τη διαγραφή των δεδομένων από τα αρχεία της Ambience Services, η οποία (διαγραφή) τελεί υπό τους όρους της αμέσως προηγούμενης παραγράφου. iii) Η άσκηση των ανωτέρω δικαιωμάτων ενεργεί για το μέλλον και δεν επηρεάζει την επεξεργασία δεδομένων που έχει ήδη εκτελεσθεί.

Η. Πώς μπορείτε να ασκήσετε τα δικαιώματά σας στην Ambience Services

Για την άσκηση των δικαιωμάτων σας μπορείτε να απευθύνεστε εγγράφως μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο dpo@ambience.gr.

Η Ambience Services θα καταβάλει κάθε δυνατή προσπάθεια να απαντήσει στο αίτημά σας εντός μηνός από την υποβολή. Η εν λόγω προθεσμία μπορεί να παραταθεί για δύο (2) επιπλέον μήνες, εφόσον αυτό κριθεί αναγκαίο κατά την εύλογη κρίση της Ambience Services. Η Ambience Services θα σας ενημερώσει σε κάθε περίπτωση παράτασης της προθεσμίας εντός μηνός από την υποβολή του αιτήματος.

Η ανωτέρω υπηρεσία παρέχεται από τη Ambience Services δωρεάν. Σε περίπτωση ωστόσο που τα υποβληθέντα αιτήματα είναι προδήλως αβάσιμα, υπερβολικά ή επαναλαμβανόμενα, η Ambience Services δύναται είτε να επιβάλλει στον οφειλέτη την καταβολή εύλογου τέλους, ενημερώνοντάς τον σχετικά, είτε να αρνηθεί να ανταποκριθεί στο αίτημα/στα αιτήματά του.

Θ. Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων της Ambience Services

Μπορείτε να επικοινωνείτε με τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων της Ambience Services για ζητήματα σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου dpo@ambience.gr.

Ι. Δικαίωμα προσφυγής στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα

Έχετε το δικαίωμα να προσφύγετε στην  Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα για ζητήματα που αφορούν την επεξεργασία προσωπικών σας δεδομένων. Για την αρμοδιότητα της Αρχής και τον τρόπο υποβολής καταγγελίας, μπορείτε να επισκεφθείτε τον διαδικτυακό τόπο της Αρχής Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (Τα δικαιώματά μου > Υποβολή καταγγελίας στην αρχή), όπου υπάρχουν αναλυτικές πληροφορίες.

ΙΑ. Ασφάλεια των προσωπικών σας δεδομένων

Η Ambience Services εφαρμόζει κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για τη νόμιμη συλλογή και επεξεργασία, καθώς και για την αποτελεσματική προστασία των προσωπικών σας δεδομένων από μη εξουσιοδοτημένη ή παράνομη επεξεργασία, απώλεια, αλλοίωση, τυχαία ή αθέμιτη καταστροφή ή φθορά, απαγορευμένη διάδοση ή πρόσβαση τρίτων σε αυτά και κάθε άλλη μορφή αθέμιτης επεξεργασίας.